Разделяйте публичные и закрытые материалы
Разделите документы на открытые и закрытые. Объявление можно показать на сайте всем, а персональный или внутренний документ — только после входа.
Закрытый документ не должен открываться по чужой прямой ссылке. Перед выдачей файла система должна ещё раз проверить, имеет ли человек право его видеть.
Используйте категории вместо одной папки
Не складывайте всё в одну папку. Разделите документы хотя бы на протоколы, сметы, договоры и другие понятные разделы — так нужный файл быстрее найдут и правление, и жители.
Называйте файл так, чтобы по названию было понятно, что внутри. Например: «Протокол собрания от 15.05.2026», а не `scan001.pdf`.
Не теряйте предыдущие версии
Не удаляйте старую версию важного документа при загрузке новой. Сохраните обе и укажите дату — потом будет понятно, какая версия действовала раньше.
Жителю сразу показывайте последнюю версию. Старые версии можно оставить в истории для тех, кому они нужны.
Связывайте документы с событиями
Протокол привязывайте к собранию, смету — к нужному году, документ по закупке — к закупке. Тогда файл открывается из нужной карточки, а не ищется по всему разделу.
Привязывайте документ к собранию, смете или другому делу, к которому он относится. Тогда не появятся одинаковые файлы в разных папках и будет понятно, зачем документ создавался.
Перед завершением проверьте эти пункты
- Публичные и закрытые документы разделены по правилам доступа.
- Файлы сгруппированы по понятным категориям.
- Последняя версия открывается первой, а старые остаются в истории.
- Закрытый файл не открывается человеку, который не вошёл в кабинет или не имеет к нему доступа.
- Документы связаны с собраниями, закупками и другими процессами, где это полезно.
Сделать это в НашеТСН
Откройте нужный раздел и посмотрите, как выполнить эту задачу в сервисе.