Не храните только текущий долг
Не храните только итоговую цифру «долг». Отдельно записывайте начисления, оплаты, исправления и возвраты. Итог тогда считается из этих записей, а не вводится вручную.
Если житель спросит «откуда эта сумма?», можно открыть историю и показать: когда начислили, за что, когда пришла оплата и что исправляли.
Разделяйте виды начислений
Членский взнос, целевой взнос и другие платежи не смешивайте в один тип. Тогда в отчёте сразу видно, за что начислены деньги.
Если начисляете всем сразу, сервис должен посчитать сумму отдельно по каждому участку. Перед публикацией проверьте результат.
Платёж должен закрывать конкретную историю
Не уменьшайте долг просто вручную после оплаты. Сохраните сам платёж из банка и привяжите его к участку. Тогда позже будет видно, когда и сколько заплатили, а повторную загрузку можно заметить.
Если непонятно, кто заплатил, не распределяйте платёж наугад. Оставьте его на проверку и разберите вручную.
Корректировки должны быть видимыми
Если ошиблись, не переписывайте старую запись задним числом. Сделайте отдельное исправление и напишите причину. Тогда будет понятно, что произошло.
Долг и переплату показывайте отдельно. Из общей суммы должно быть понятно, по каким участкам и платежам она получилась.
Перед завершением проверьте эти пункты
- Баланс рассчитывается из операций, а не вводится вручную.
- Виды начислений разделены по назначению.
- Банковский платёж сохраняет связь с исходной операцией.
- Неопознанные поступления не распределяются автоматически без проверки.
- Корректировки сохраняют причину и автора изменения.
Сделать это в НашеТСН
Откройте нужный раздел и посмотрите, как выполнить эту задачу в сервисе.