Сначала зафиксируйте структуру собрания
Сначала создайте собрание: укажите название, даты и вопросы повестки. Прикрепите материалы к конкретным вопросам. Тогда не придётся потом искать, какой файл относился к какому вопросу.
Перед собранием отдельно проверьте юридические требования к срокам, уведомлению жителей и форме голосования. Сервис помогает собрать данные, но не решает юридические вопросы за правление.
Проверьте список участников заранее
Не набирайте список участников собрания вручную, если участки и собственники уже есть в реестре. Возьмите данные оттуда и заранее проверьте спорные участки и доли.
Когда список участников уже утверждён для собрания, не меняйте его незаметно из-за последующих правок в реестре. Сохраните состав участников таким, каким он был на момент подготовки.
Связывайте голос с вопросом повестки
По каждому вопросу храните отдельные голоса. Не вводите итог вручную одной цифрой — так проще проверить результат и не получить расхождение с протоколом.
Если результат вызывает вопрос, правление должно открыть исходные голоса и понять, из чего получилась итоговая цифра.
Формируйте итоговые документы из тех же данных
Если список участников и результаты уже введены, используйте их для протокола. Не набирайте те же фамилии и цифры второй раз вручную.
После собрания оставьте протокол, бюллетени и материалы в карточке собрания. Через полгода их можно будет найти без поиска по папкам и чатам.
Перед завершением проверьте эти пункты
- Повестка и материалы собраны в одной карточке собрания.
- Список участников проверен до начала фиксации результатов.
- Голоса связаны с конкретными вопросами повестки.
- Итоги рассчитываются из исходных записей.
- Протокол и другие документы формируются из тех же данных.
Сделать это в НашеТСН
Откройте нужный раздел и посмотрите, как выполнить эту задачу в сервисе.