Отделяйте начисление от текущего баланса
Одной цифры «долг 12 500 ₽» мало. Должно быть видно, за что начислили каждую сумму, когда нужно было оплатить и какие платежи уже пришли.
Тогда правление может показать жителю расчёт по шагам и исправить одну ошибку, не переписывая весь счёт.
Сначала сверяйте оплаты, потом формируйте список должников
Иногда деньги уже пришли в банк, но платёж ещё не привязан к участку. Пока не проверили такие строки, не считайте человека должником автоматически.
Сначала разберите платежи, у которых не найден участок. Только после этого формируйте список должников — иначе туда могут попасть люди, которые уже заплатили.
Фиксируйте состояние на дату
Иногда нужно знать долг не сегодня, а на конкретную дату. Например, на день отправки уведомления. Поэтому отчёт должен уметь показать сумму именно на выбранную дату.
По истории можно проверить, почему в старом уведомлении была одна сумма, а сегодня другая — без поиска старой копии Excel.
Храните коммуникацию рядом с данными счёта
Если по долгу пришлось разбираться, оставьте короткую запись в карточке участка: что проверили и что нужно сделать дальше. Другому сотруднику не придётся начинать всё сначала.
Сервис показывает расчёт и историю платежей, но не решает юридический вопрос взыскания. Перед претензией или судом порядок действий лучше проверить отдельно.
Перед завершением проверьте эти пункты
- Каждое начисление имеет период, назначение и срок оплаты.
- Банковские поступления сверены до формирования списка задолженности.
- Текущий баланс можно расшифровать до отдельных операций.
- Просроченные начисления отделены от ещё не наступивших сроков.
- Если исправить одну запись, итоговый долг пересчитается сам. Вручную пересчитывать всю историю не нужно.
Сделать это в НашеТСН
Откройте нужный раздел и посмотрите, как выполнить эту задачу в сервисе.